Apostille i legalizacja dokumentów - czym jest i jak ją uzyskać

Spis treści

Apostille to poświadczenie dokumentu, potwierdzające jego autentyczność, dzięki czemu można mieć pewność, że okazane pisma nie zostały sfałszowane. Choć dla zwykłego obywatela konieczność uzyskania klauzuli apostille stanowi kolejne utrudnienie stawiane przez urzędy, to jedynie ten sposób w pełni rozwiązuje problem fałszerstw, a jednocześnie skraca czas, jaki jest potrzebny urzędom na właściwe rozpatrzenie i zinterpretowanie dokumentu. Każda osoba, która chce wyjechać z kraju, powinna mieć na uwadze, że korzystając ze zdobytych w Polsce certyfikatów, ma obowiązek ich legalizacji, czyli w większości przypadków uzyskania apostille.

Jakie czynności należy podjąć, gdy mieszkając poza granicami ojczyzny, musimy przedstawić w lokalnym urzędzie akty stanu cywilnego, dokumenty sądowe, administracyjne, akty notarialne, dyplomy ukończenia studiów, dokumenty administracyjne, wypisy z rejestrów, zaświadczenia urzędowe umieszczone na dokumentach prywatnych, inne zaświadczenia i upoważnienia oraz pozostałe dokumenty przeznaczone do obrotu prawnego? Czym różni się legalizacja od klauzuli apostille? Przeczytaj artykuł, a uzyskasz niezbędne informacje.

Co to jest apostille?

W 1961 roku Konwencja haska została podpisana przez kilkadziesiąt państw. Mówiła ona o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, wprowadzając w tym celu tzw. klauzulę apostille. Klauzula ta to w uproszczeniu poświadczenie, iż konkretny dokument, którym posługujemy się w obcym państwie, jest autentyczny. Polskie pismo urzędowe z nadaną klauzulą apostille jest traktowane w innych państwach jako oficjalne i ma pełną moc prawną. Tłumaczenia przysięgłe również mogą być opatrzone tą pieczęcią.

Warto zaznaczyć, iż Konwencja ta reguluje, jak ma wyglądać klauzula apostille. Zgodnie z prawem, takie poświadczenie musi być sporządzone w formie kwadratu o bokach o długości co najmniej 9 centymetrów. Klauzula apostille może być umieszczona na dokumencie lub dołączona jako załącznik. Obecnie jest respektowana ona w 117 krajach, które są stronami Konwencji haskiej z 5 października 1961 roku.

pieczęć msz apostille

Jak uzyskać apostille?

Zweryfikowanie pisma urzędowego przy użyciu klauzuli apostille jest konieczne, gdy chcemy przedłożyć je w urzędzie w innym kraju, który jest stroną Konwencji haskiej. Na wstępie należy przygotować dokumenty urzędowe, które wymagają poświadczenia oraz potwierdzenie uiszczenia opłaty skarbowej, przy czym opłata za apostille jest pobierana osobno za każdy dokument.

Oznacza to, iż w przypadku poświadczenia np. aktów urodzenia dwojga dzieci, wnioskodawca ma obowiązek wnieść podwójną opłatę za legalizację na dokumentach. Aktualnie opłata skarbowa za wydanie apostille wynosi 60 zł. Wpłaty można dokonać przelewem bankowym lub u inkasenta Urzędu Miasta Stołecznego Warszawy przy Referacie ds. Legalizacji Ministerstwa Spraw Zagranicznych, adres placówki - ul. Krucza 38/42, 00-512 Warszawa.

Klauzula apostille nadawana jest na dwa sposoby: osobiście lub drogą pocztową. Istotne jest, aby dokument, który chcesz poświadczyć, był dostarczony z podpisem i pieczęcią organu, który go wydaje. W przeciwnym razie, klauzula apostille nie będzie mogła zostać nadana. W przypadku, kiedy nie masz możliwości dostarczenia go osobiście, możesz poprosić o to członka rodziny, bez konieczności wypisywania pełnomocnictwa lub upoważnienia.

Musisz również wypełnić stosowny wniosek o apostille, który dostępny jest w placówce lub na stronie internetowej MSZ.

Osobiste stawiennictwo jest jedną z najszybszych metod potwierdzenia autentyczności dokumentów. Uzyskanie apostille, czyli poświadczenie, że dokument pochodzi z właściwego urzędu, zwykle jest możliwe tego samego dnia. W przypadku większej ilości dokumentów prosimy, o zapytanie o termin realizacji poświadczenia. Ile kosztuje apostille? Koszt uzyskania klauzuli apostille w przypadku jednego dokumentu to 60 zł. Opłata może zostać uiszczona przelewem lub gotówką w siedzibie Ministerstwa Spraw Zagranicznych.

Zgodnie z postanowieniami Konwencji haskiej z 1961 r., państwa zobowiązane są samodzielnie wyznaczyć podmiot, który nadaje poświadczenia. W Polsce jest to Ministerstwo Spraw Zagranicznych, ale nie w każdym przypadku. Chcąc uzyskać apostille na dokumentach potwierdzających ukończenie uczelni wyższych oraz szkół artystycznych, powinniśmy zwrócić się do Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego.

Niektóre dokumenty przed złożeniem w odpowiednim ministerstwie wymagają wcześniejszego uwierzytelnienia. Są to między innymi dokumenty:

ukończenia szkoły wyższej – wydawane przez Narodową Agencję Wymiany Akademickiej;
medyczne (np. prawo wykonywania zawodu czy dyplom specjalisty) - uwierzytelniane są w Ministerstwie Zdrowia;
pełnomocnictwa, dokumenty notarialne i sądowe, pełnomocnictwa – ważne są po uzyskaniu poświadczenia z Sądu Okręgowego
dokumenty handlowe.

Klauzula apostille a legalizacja dokumentów

Legalizacja dokumentów to potwierdzenie zgodności z prawem w miejscu ich wystawienia lub autentyczności pieczęci i podpisów na nich złożonych. Procedura ta nabiera szczególnego znaczenia w przypadku dokumentacji potwierdzającej posiadanie określonego wykształcenia. W niektórych państwach, w tym także w Polsce, wewnętrzne regulacje zobowiązują do zalegalizowania dokumentu poświadczającego wykształcenie przed "wywiezieniem" go z kraju. Warto zaznaczyć, że jeżeli dokument zostanie zweryfikowany za pośrednictwem właściwych instytucji, wówczas wzrasta jego wiarygodność za granicą.

Legalizacji świadectw bądź dyplomów ukończenia studiów może dokonać konsul Rzeczypospolitej Polskiej, władze oświatowe lub akredytowana w Rzeczypospolitej Polskiej lub innym kraju członkowskim UE placówka dyplomatyczna bądź placówka konsularna państwa, z którego dany dokument pochodzi. Z kolei, gdy państwo, w którym został wydany dokument jest stroną Konwencji haskiej z 1961 roku, która znosi wymóg legalizacji dokumentacji urzędowej wydanej za granicą, wtedy legalizacja dokumentu zastąpiona jest klauzulą apostille dołączoną do pisma.

16 lutego 2019 roku w życie weszło rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE, które mówi, że niektóre dokumenty nie muszą być opatrywane apostille, jeśli wymagane są przez urząd w innym kraju Unii Europejskiej. Nowe przepisy dotyczą tylko pewnej części dokumentów tj. akty urodzenia, akt małżeństwa, zgonu, i inne akty notarialne, dokumenty dotyczące rozwodu,odnoszących się m.in. do aktów urodzenia, zgonu, dokumentów dotyczących rozwodów, pochodzenia dziecka, przysposobienia, miejsca zamieszkania lub miejsca pobytu, unieważnienia małżeństwa, obywatelstwa czy braku wpisu w rejestrze karnym oraz innych dokumentów przeznaczonych do obrotu prawnego.

Mimo zmian w odniesieniu do poświadczeń niektórych dokumentów, które wprowadziło rozporządzenie, w wielu sytuacjach nadal klauzula apostille będzie konieczna. Również w odniesieniu do dokumentów wymienionych powyżej, państwa członkowskie na wniosek obywatela muszą opatrzeć dokument pieczęcią apostille.

wniosek apostille msz

Apostille przy zakładaniu spółki

W przypadku zakładania spółki w Polsce potrzebne mogą być dwa rodzaje dokumentów opatrzonych klauzulą apostille: odpis z rejestru dla wspólnika będącego spółką jako potwierdzenie upoważnienia do reprezentacji oraz pełnomocnictwo do podpisania umowy spółki, jeśli wspólnik nie stawia się osobiście i zakłada ją za pośrednictwem pełnomocnika.

Warto jednak upewniać się każdorazowo, czy notariusz przeprowadzający czynność wymaga opatrzenia dokumentów klauzulą apostille. W niektórych wypadkach może nie być to wymagane. Zagraniczny inwestor zamierzający rozpocząć działalność w naszym kraju powinien bezwzględnie sprawdzić, czy dokumenty muszą przejść legalizację oraz jaki jest czas oczekiwania na nadanie klauzuli apostille.

Obecnie istnieje tendencja do upraszczania procedur i znoszenia wymogu legalizacji w państwach UE. Określone zmiany w tym aspekcie wprowadziło Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/1191 z dnia 6 lipca 2016 r. w sprawie swobodnego przepływu obywateli poprzez uproszczenie wymogów dotyczących przedkładania określonych pism.

Podsumowanie

Planujesz przeprowadzkę do innego kraju? A może chcesz wrócić do swojej ojczyzny? W obu przypadkach możesz potrzebować klauzuli apostille, aby posługiwać się ważnymi dokumentami w docelowym miejscu pobytu lub krajach, które odwiedzasz. Zastosowanie apostille reguluje Konwencja haska z 5 października 1961 roku, znosząca konieczność legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych. Dzięki uzyskaniu pieczęci danym dokumentem można posługiwać się w innym państwie, które jest stroną konwencji haskiej. W Polsce klauzulę apostille nadaje Ministerstwo Spraw Zagranicznych. Rzeczypospolitej Polskiej. Użycie apostille nie zawsze jest konieczne, bo niektóre państwa przy użyciu umów międzynarodowych zniosły wymóg legalizacji dokumentów.

Teraz już wiesz co to apostille. Aktualny wykaz państw-sygnatariuszy, które podpisały Konwencję haską dostępny jest na stronie Referatu ds. legalizacji MSZ. Aby uzyskać odpowiedzi na inne nurtujące Cię pytania, skontaktuj się z Centrum Informacji Konsularnej MSZ, które zapewnia stałą obsługę telefoniczną.