Tłumaczenie dokumentacji cen transferowych – kiedy potrzebne i do czego?

Dokumentacja cen transferowych to dość popularny w ostatnim czasie temat – do jej prowadzenia jest zobowiązanych coraz więcej podmiotów. Jaki ma to wpływ na branżę tłumaczeniową? W niektórych przypadkach pewne elementy dokumentacji wymagają tłumaczenia. W jakich sytuacjach jest to potrzebne?

Kto jest zobowiązany do przedstawiania dokumentacji cen transferowych?
Raportowanie cen transferowych to dla wielu przedsiębiorstw stosunkowo nowy temat. Obowiązek ten stopniowo rozszerzano na kolejne podmioty, a obecnie do przedstawiania dokumentacji cen transferowych w razie kontroli zobowiązani są wszyscy podatnicy PIT i CIT: osoby prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i spółki niebędące osobami prawnymi. Taką dokumentację prowadzi się po to, by móc wykazać, że transakcje w firmie były przeprowadzane po cenach rynkowych.

Taką dokumentację prowadzi się w przypadkach, gdy dokonuje się transakcji pomiędzy podmiotami powiązanymi. I tu pojawiają się pojęcia, które trzeba doprecyzować. Czym są podmioty powiązane, a czym transakcja w kontekście dokumentacji cen transferowych?

• Transakcja: operacje handlowe, transfer towarów lub usług albo umowy zawarte pomiędzy podmiotami powiązanymi. Ważna wiadomość! Zmiany w Polskim Ładzie zdejmują z przedsiębiorców obowiązek dokumentowania transakcji kredytu, pożyczki, emisji obligacji przeprowadzonych zgodnie z mechanizmem safe harbour, a także transakcji polegających na refakturowaniu.
• Podmioty powiązane: inne firmy lub osoby, które biorą bezpośredni udział w zarządzaniu podmiotem, mają udział w jego kapitale nie mniejszy niż 25%, a także osoby z powiązaniami rodzinnymi, majątkowymi lub wynikającymi ze stosunku pracy (to wyjaśnienie jest skrótowe, pełna definicja znajduje się w ustawie o PIT i CIT).

Dokumentację cen transferowych standardowo przygotowuje się i przesyła do urzędu skarbowego do końca 11. miesiąca po zakończeniu roku podatkowego. Każdy urząd skarbowy może także dodatkowo zażądać przedstawienia dokumentacji w ciągu roku.

W jakich przypadkach trzeba przetłumaczyć dokumentację cen transferowych?
Jeśli dokumentacja cen transferowych w firmie jest prowadzona poprawnie i na bieżąco, ewentualna kontrola ze strony Urzędu Skarbowego nie powinna stanowić problemu. To standardowa procedura, z którą poradzi sobie doświadczony księgowy.

Jak zatem ma się to wszystko do usług tłumaczeniowych? Kiedy potrzebne jest tłumaczenie dokumentacji cen transferowych? Będzie ono konieczne w każdym przypadku, gdy podmiotami powiązanymi są firmy lub osoby z zagranicy, a transakcje: umowy lub wymiana handlowa są przeprowadzane w obcym języku. Taka dokumentacja nie zostanie przyjęta przez urząd skarbowy, konieczne jest jej przetłumaczenie.

Tłumaczenie dokumentacji cen transferowych – tu liczy się czas
Do zeszłego roku urzędy skarbowe mogły zażądać od firmy przedstawienia dokumentacji cen transferowych w ciągu 7 dni. Od 2022 roku, zgodnie ze zmianami zawartymi w Polskim Ładzie, termin ten zostanie wydłużony do 14 dni.

Czy to dobra wiadomość dla firm? Oczywiście! Czy to ułatwi wykonywanie tłumaczeń dokumentacji cen transferowych? Z pewnością – warto mieć jednak na uwadze, że takie zadania wymagają od tłumacza wiele pracy i przygotowań. Lepiej nie zwlekać ze zleceniem tłumaczenia na ostatnią chwilę. Nawet doświadczeni, dobrze znający przepisy podatkowe i kodeks karnoskarbowy tłumacze potrzebują więcej niż kilku dni, by rzetelnie wykonać swoją pracę.

Tłumaczenia dokumentacji cen transferowych to swego rodzaju wyścig z czasem. Zarówno tłumacze, jak i przedsiębiorcy mają świadomość, że za niedostarczenie dokumentów w terminie grożą sankcje podatkowe i karnoskarbowe. Kary za niedostarczenie dokumentacji w terminie mogą wynosić nawet 240 stawek dziennych (aktualna stawka dzienna w kodeksie karnoskarbowym wynosi ok. 93 zł).

Jakie wyzwania towarzyszą tłumaczeniu dokumentacji cen transferowych?
To, jak dużego nakładu pracy wymaga tłumaczenie dokumentacji cen transferowych, najlepiej pokazują liczby. W naszej firmie mieliśmy okazję wykonywać tłumaczenie dokumentacji, która liczyła 1500 stron! Realizacja tego tłumaczenia trwała miesiąc, co w przypadku tak obszernego zlecenia było dużym sukcesem. Dokumentacja cen transferowych nie zawsze jest tak długa – zazwyczaj jest to kilkadziesiąt, czasem kilkaset stron. Zawsze jest to jednak ilość, z którą trudno poradzić sobie pojedynczemu tłumaczowi w ciągu 2-3 dni.

Wyzwaniem w przypadku tłumaczeń dokumentacji cen transferowych są przede wszystkim różnice w przepisach podatkowych i karnoskarbowych pomiędzy systemami różnych krajów. Ważnym elementem dokumentacji jest przedstawienie metodyki ustalania cen transferowych – w tej części wykorzystuje się specjalistyczne słownictwo związane z finansami i prawem. Z tego powodu wykonywaniem tego typu usług powinni zajmować się tłumacze z doświadczeniem i dobrym przygotowaniem merytorycznym w zakresie prawa i ekonomii. W dokumentacji cen transferowych przedstawia się także specyfikę działania podmiotu powiązanego – tu trudność może sprawiać tłumaczenie nazw produktów i usług, stanowisk członków zarządu.

Po czym poznać, że tłumaczenie dokumentacji cen transferowych zostało dobrze przygotowane? Jeśli urząd skarbowy przyjmuje dokumenty bez zastrzeżeń i żądania wprowadzenia poprawek, można jednoznacznie stwierdzić, że zlecenie zostało zakończone sukcesem.